Если делопроизводство в организации ведется на должном уровне, процесс передачи документов в государственный или муниципальный архив особых затруднений, как правило, не вызывает. Тем не менее, мероприятие это длительное, весьма трудоемкое и состоит из нескольких этапов. Первый, по сути, является формированием дел и папок в текущем документообороте и успешно выполняется сотрудниками в течение рабочего времени.

Каждые три года накопленные документы должны проходить так называемую экспертизу ценности, после чего они оформляются и подготавливаются для передачи в государственный или муниципальный архив в зависимости от подчиненности организации или предприятия или же уничтожаются. 

Для проведения экспертизы в организации приказом руководителя создается экспертная комиссия, состоящая как минимум из трёх человек, включая секретаря комиссии. В экспертную комиссию может входить привлеченный специалист архивного дела, что также отражается в приказе руководителя.

После того, как экспертной комиссией отобраны документы, подлежащие передаче в архив, они должны быть соответствующим образом оформлены. На этом этапе, особенно если документов достаточно много, целесообразно воспользоваться консультацией  специалистов архивного дела.

Необходимость обращения к специалистам архивного дела обусловлена также наличием строгих требований к формированию и оформлению папок и дел,  и касаются также сроков хранения тех или иных документов, что обязательно должно быть указано на обложке дела среди прочих реквизитов.

В завершении процесса подготовки папок и дел для сдачи в архив составляется их внутренняя опись, после чего производится непосредственно передача документов в архив. Архив, государственный или муниципальный, имеет свой утвержденный график, согласно которому принимаются документы от организаций и предприятий.