Одной из главных задач архива является обеспечение сохранности документов по личному составу и документов постоянного срока хранения ликвидированных организаций. Данные организации являются основными источниками комплектования районного архива.

Основанием для приема документов по личному составу и документов  постоянного срока  хранения в архивный отдел является ликвидация организации. Передача документов осуществляется на основании договора между ликвидационной комиссией (конкурсным управляющим) и архивным отделом. Документы (приказы по основной деятельности, штатное расписание, приказы по личному составу, личные карточки  формы  Т-2, трудовые договоры, расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы) принимаются в архив в упорядоченном виде по описям, согласованным экспертно-проверочной комиссией архивного отдела администрации МО "Оймяконский улус (район)"  с соответствующим научно-справочным аппаратом (историческая справка организации, учредительные документы, решения арбитражного суда и другие). При приеме документов проводится проверка физического, санитарно-гигиенического и технического их состояния. Дела принимаются по единично, оформляются актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах.

В целях правильного формирования документов и обеспечения их сохранности специалистами архивного отдела оказывается методическая и практическая помощь организациям района в  подготовке  документов для сдачи  на хранение в муниципальный архив.

Еще одной из главных задач нашего отдела  является реализация прав граждан на получение архивной информации. К нам обращаются не только россияне, но и из стран ближнего и дальнего зарубежья. Это те люди, которые хоть один день своей трудовой деятельности отдали на развитие и процветание нашего района. Задача специалистов архивного отдела помочь в получении той или иной интересующей их информации. Но сложность в поиске данных существует тогда, когда документы на хранение поступили не в полном объеме или вообще не сданы.

Еще раз обращаемся к работодателям и специалистам отделов кадров, бухгалтерам (расчетчикам) - будьте внимательны при оформлении документов, от этого зависит судьба каждого человека, в том числе и ваша.

При личном обращении заявитель может ознакомиться с интересующей его информацией на информационном стенде, где имеется расписание работы архива и приема граждан, список фондов, образец заполнения анкеты-заявления, перечень необходимой информации при написании заявления.

Напоминаем, что при запросе архивной информации необходимо предоставить подробное заявление (в заявлении указать смену фамилии и в каком году, дату рождения заявителя, дату рождения детей), копию трудовой книжки (первый лист, где указаны Ф.И.О., и листы, где указано запрашиваемое предприятие). В случае отсутствия трудовой книжки в заявлении необходимо подробно указать наименование запрашиваемого предприятия, о чем запрашивается справка.

Галина ФЕДОРЕНКО, главный архивист архивного отдела

МО "Оймяконский улус (район)”.