Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, и если номенклатура подается на рассмотрение в архив впервые, то она отправляется в Департамент по архивному делу по РС (Я) на экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) для согласования. Далее, если номенклатура была согласована на ЭПК, то  учреждение согласовывает номенклатуру  с архивным отделом администрации МО "Оймяконский улус (район)". Номенклатура утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения, оформленный по установленной форме.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования, систематизации и учета дел, организации группировки исполненных документов в дела, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел за предыдущий год, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения документов.

Основным нормативным актом, регламентирующим состав и сроки хранения отдельных видов документов, является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558 (далее - Перечень 2010). Данный Перечень был разослан всем юридическим организациям на электронном носителе. Обращаюсь к лицам, ответственным за архив организации, тем, кто еще не приобрел Перечень 2010 по каким либо причинам, необходимо взять его в архивном отделе администрации МО "Оймяконский улус (район).

В Перечне 2010 указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Сроки хранения документов, указанные в Перечне 2010, обязательны для организаций всех форм собственности независимо от того, передают они свои документы на государственное или муниципальное хранение или нет.

Обратите внимание. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях (например, электронном) соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумажной основе.

Особое внимание при определении сроков хранения документов следует обращать на примечания к Перечню 2010, которые не только комментируют, но и уточняют отдельные сроки хранения документов.

Отметка "ЭПК", проставленная в Перечне 2010 к отдельным видам документов, означает, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на муниципальное хранение.

Отметка "До минования надобности" (ДМН) означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (но не менее одного года).

Номенклатура дел составляется правовым отделом, кадровым отделом и секретарем организации на основе номенклатур дел структурных подразделений организации.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в правовой отдел. 

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре, например: 01-05, где 01 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Каждый заголовок дела должен иметь свой индекс и свою отдельную строку.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

-название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протокол, приказ и т.д.);

-автор документа (название организации или структурного подразделения);

-название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

-краткое содержание документов дела;

-название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

-дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка по вопросам основной деятельности".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел устанавливается как единый для всех структурных подразделений и определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащие:

-законодательные и нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти;

-нормативные правовые и распорядительные акты субъекта РФ;

-организационно-распорядительные документы самой организации (приказы, распоряжения, решения, постановления);

-справочно-информационные документы (планы, отчеты, доклады, справки, сведения, информации, переписка);

-регистрационно-контрольные формы (книги, журналы, карточки). 

Для вновь заводимых дел в конце каждого раздела номенклатуры оставляются резервные номера.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню 2010.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о переходящих делах ("Переходящее"). К переходящим делам относятся: положения об организации и ее структурных подразделениях, правоустанавливающие документы о деятельности организации; долгосрочные программы, концепции развития направлений деятельности организации; личные дела сотрудников и другие.

В особых случаях проставляются отметки об утрате дела, неисправимом повреждении документов дела, об изъятии документов дела судебными или следственными органами, о передаче дела в другое структурное подразделение для продолжения, о заведении или незаведении дела и т.п.

В этой же графе можно указывать лиц, ответственных за формирование дел структурного подразделения, а также делать отметки об особенностях заведения дел, о местонахождении подлинников документов (например: "Подлинники в деле 01-03").

По окончании календарного года заполняется таблица, содержащая сведения о категориях и количестве дел (томов, частей), заведенных в организации по срокам хранения: постоянного и временного.

Утвержденная номенклатура организации хранится в компьютерной системе для упрощения ее ведения, корректировки и переработки.

В конце хотелось бы отметить несколько учреждений, за которыми закреплены ответственные работники по архиву организации, они же подают своевременно номенклатуру дел на рассмотрение в архивный отдел администрации: Управление социальной защиты населения, Центр развития детского творчества "Пегас", Усть-Нерская средняя общеобразовательная школа им. И.В.Хоменко, ОАО "Теплоэнергосервис", Судебный участок № 24 Оймяконского района. Учреждения, которые сейчас готовят на согласование номенклатуру дел в Департамент по архивному делу по РС (Я), просьба не задерживать, так как времени до конца года осталось совсем не много.